1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La presente política pertenece a [NOMBRE COMPLETO DE LA EMPRESA O RAZÓN SOCIAL], con NIT [NIT] con domicilio principal en [CIUDAD, PAÍS], correo electrónico [TU@CORREO.COM], teléfono [TU TELÉFONO] y sitio web [TU-SITIO-WEB.COM]; quien de aquí en adelante y para efectos de este documento se denominará únicamente como “LA EMPRESA”.
2. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente manual se elabora en estricto cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Esta política es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, en calidad de Responsable, recolectados a través de formularios de contacto, interacciones en redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, contratos y propuestas comerciales.
3. DEFINICIONES PRINCIPALES
Para la correcta interpretación de esta política, se aplicarán las siguientes definiciones legales:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. LA EMPRESA no recolecta ni trata datos sensibles de sus clientes.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (En este caso, LA EMPRESA).
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere esta política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
- Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener de LA EMPRESA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de seguridad y confidencialidad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales proporcionados a LA EMPRESA (nombres, teléfonos, correos electrónicos, datos del negocio o emprendimiento, información de dominios o presencia digital) serán recolectados, almacenados, organizados, usados y suprimidos para las siguientes finalidades:
- Gestión Comercial y Precontractual: Atender solicitudes de información, enviar cotizaciones de productos o servicios, programar citas o asesorías y realizar seguimiento a prospectos interesados en el portafolio de LA EMPRESA.
- Ejecución Contractual: Cumplir con las obligaciones derivadas de los acuerdos o contratos de prestación de servicios celebrados con clientes.
- Gestión Administrativa, Contable y de Facturación: Realizar el cobro de servicios, emitir cuentas de cobro o facturas, registrar pagos y mantener el historial comercial del cliente.
- Servicio al Cliente: Atender Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), y evaluar la calidad de los servicios prestados por la agencia.
- Mercadeo y Publicidad: Enviar boletines informativos (newsletters), actualizaciones de portafolio, promociones, invitaciones a eventos o contenido de valor relacionado con marketing digital y diseño, siempre garantizando la opción de “darse de baja” (unsuscribe) en cualquier momento.
5.1 Autorización de El Titular: LA EMPRESA solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales, la cual podrá ser obtenida a través de medios físicos, electrónicos o digitales, como formularios web, casillas de verificación (checkbox), aceptación de cookies, comunicaciones por correo electrónico o cualquier otro mecanismo que permita evidenciar el consentimiento.
El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento siguiendo los procedimientos establecidos en la presente política.
5.2. Transferencia y Transmisión de Datos: En todos los casos, LA EMPRESA garantizará que dichos terceros cumplan con las normas de protección de datos personales y adopten las medidas de seguridad necesarias para proteger la información del Titular.
LA EMPRESA podrá transferir o transmitir los datos personales a terceros nacionales o internacionales que actúen como encargados del tratamiento, tales como proveedores de servicios tecnológicos, plataformas de análisis, herramientas de marketing, servicios de hosting o CRM.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área administrativa de LA EMPRESA es la dependencia encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes mediante las cuales los Titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización.
Canal oficial de recepción: [CORREO@CONTACTO.COM]
8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
8.1. Procedimiento para Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LA EMPRESA. La solicitud deberá enviarse al correo [CORREO@CONTACTO.COM].
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
- Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.
8.2. Procedimiento para Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrán presentar un reclamo.
- El reclamo deberá contener: Identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de correspondencia y documentos de soporte.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles.
9. POLÍTICA DE USO DE COOKIES
El sitio web [TU-SITIO-WEB.COM] utiliza cookies propias y de terceros para mejorar la experiencia del usuario, analizar el tráfico del sitio y personalizar el contenido.
Las cookies pueden ser de tipo técnico, analítico o publicitario, y permiten recordar preferencias del usuario, así como recopilar información sobre la navegación.
El usuario puede configurar su navegador para aceptar o rechazar el uso de cookies. El uso continuo del sitio web implica la aceptación de estas.
10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su alteración, pérdida o acceso no autorizado. Los formularios del sitio web están protegidos mediante certificados de seguridad (SSL).
11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación el día [FECHA DE PUBLICACIÓN]. Las bases de datos estarán vigentes por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades mencionadas, o hasta que el Titular solicite la supresión de sus datos. Cualquier modificación sustancial será notificada a través del sitio web [TU-SITIO-WEB.COM].
